Wie lange darf eine Rahmenvereinbarung laufen?

Nach § 21 der Vergabeverordnung darf die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung höchstens vier Jahre betragen; längere Laufzeiten sind nur in begründeten Sonderfällen zulässig. In der Praxis wird das häufig als Grundlaufzeit mit Verlängerungsoptionen abgebildet – in einem dokumentierten EPS-Rahmenvertrag war eine zweimalige Option auf je ein weiteres Jahr vorgesehen.

Welche Mengen müssen wir in der Ausschreibung angeben?

§ 21 der Vergabeverordnung verlangt, das in Aussicht genommene Volumen so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben. In der Vergabepraxis wird daraus die Angabe von Höchstmengen abgeleitet: Jede Position erhält eine Schätzmenge für die Kalkulation und eine Höchstmenge als Obergrenze. Rahmenvereinbarungen ohne Höchstmenge gelten als angreifbar.

Wie schnell erfolgt der Abruf aus dem Rahmenvertrag?

In Rahmenverträgen öffentlicher Auftraggeber ist eine Abnahme der Nester innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntgabe der Standorte per E-Mail üblich. Auf dieser Grundlage arbeiten wir; verbindlich ist immer, was im Vertrag vereinbart wird. Eine allgemeine Reaktionszeitgarantie in Stunden sichern wir außerhalb eines Vertrags nicht zu.

Dürfen wir Schulen, Kitas und Sportanlagen vorziehen?

Das Verwaltungsgericht Berlin hat 2026 festgestellt, dass wegen der nur eingeschränkten Verfügbarkeit von Fachunternehmen bei der Zuteilung der Ressourcen Prioritäten gesetzt werden dürfen – vorrangig für Schulen, Kindertagesstätten, Sporteinrichtungen und weitere Einrichtungen der Daseinsvorsorge. Legen Sie diese Reihenfolge im Rahmenvertrag fest, dann steht sie für jeden Abruf.

Rahmenvereinbarung

EPS-Rahmenvertrag: Kapazität für die ganze Saison sichern

Q: Was passiert in Jahren mit geringem Befall?

Ein Rahmenvertrag zwingt Sie nicht, Abrufe auszulösen, für die es keinen Bedarf gibt. Das Umweltbundesamt weist darauf hin, dass ein Rahmenvertrag so gestaltet werden kann, dass die beauftragten Firmen bei geringerem Befall andere Tätigkeiten wie Baumpflege durchführen. Genau das bieten wir an: Wir sind ein Baumpflegebetrieb, die Kapazität bleibt in schwachen Jahren nutzbar.

Q: Können mehrere Gemeinden gemeinsam vergeben?

Das ist möglich und in der kommunalen Praxis üblich: Mehrere Gemeinden oder ein Landkreis mit seinen Gemeinden bündeln den Bedarf und schreiben einmal aus. Für die Bieterseite entsteht daraus eine planbare Menge, die sich kalkulatorisch günstiger abbilden lässt als viele Einzelaufträge. Die rechtliche Konstruktion – etwa Federführung oder Zweckvereinbarung – klärt Ihr Haus.

Der Eichenprozessionsspinner hält sich nicht an Termine: Der Schlupf richtet sich nach dem Austrieb der Eiche und verschiebt sich jedes Jahr um Wochen. Ein Rahmenvertrag löst genau dieses Problem – die Beschaffung ist vor der Saison abgeschlossen, der Einsatz wird per E-Mail abgerufen. Das Umweltbundesamt empfiehlt Kommunen diese Konstruktion ausdrücklich.

Höchstens vier Jahre Laufzeit nach § 21 VgV
Abruf per E-Mail, 48-Stunden-Abnahme
Feste Einheitspreise für die Laufzeit
Schätz- und Höchstmenge je Position
Restkapazität für Baumpflegeleistungen
Interkommunale Sammelvergabe möglich

Warum ein Rahmenvertrag und nicht der Einzelauftrag

Starre Einzeltermine sind beim Eichenprozessionsspinner fachlich untauglich. Der Schlupf erfolgt zeitgleich mit dem Austrieb der Eiche, meist ab der ersten Aprilwoche, und Brennhaare entstehen erst ab dem dritten Larvenstadium – erst dann gilt ein Nest als Gefahrenstelle. Zwischen diesen beiden Punkten liegt das gesamte Handlungsfenster, und es wandert je nach Witterung um Wochen.

Ein Einzelauftrag wird deshalb regelmäßig zu spät ausgelöst: Die Befallsmeldung kommt, dann beginnt der Beschaffungsvorgang – und der liegt mitten im knappsten Zeitfenster des Jahres. Ein Rahmenvertrag zieht die Beschaffung vor die Saison und lässt im Ereignisfall nur noch den Abruf übrig.

Das Umweltbundesamt empfiehlt Kommunen, die insektizidfreie Bekämpfung als mehrjährigen Rahmenvertrag mit festen Kapazitäten auszuschreiben – und den Zuschlag nicht ausschließlich über den Preis zu erteilen.

Quelle: Stang/Schwander, Bekämpfung des Eichenprozessionsspinners, UMID 2/2015 (Umweltbundesamt)

Das Umweltbundesamt weist zusätzlich darauf hin, dass ein Rahmenvertrag so gestaltet werden kann, dass die beauftragten Firmen bei geringerem Befall andere Tätigkeiten wie Baumpflege durchführen. Für Sie ist das der Ausweg aus dem Dilemma, Kapazität für ein Jahr zu binden, dessen Befallsstärke niemand kennt – und für uns der Grund, warum wir Rahmenverträge anbieten können: Baumpflege ist unser Tagesgeschäft, die EPS-Bekämpfung ein eigener Leistungsbereich darin.

Einzelauftrag oder Rahmenvertrag – der Vergleich

Beide Wege sind zulässig. Sie unterscheiden sich darin, wann der Aufwand anfällt und wer das Kapazitätsrisiko trägt.

Einzelbeauftragung und Rahmenvertrag im Vergleich
Kriterium	Einzelauftrag	Rahmenvertrag
Zeitpunkt der Beschaffung	erst nach der Befallsmeldung – der Vergabevorgang liegt im Handlungsfenster	vor der Saison abgeschlossen; im Ereignisfall bleibt nur der Abruf
Kapazität in der Hauptsaison	hängt davon ab, wer im Juni noch frei ist	für die Laufzeit vertraglich hinterlegt, mit vereinbarter Reihenfolge
Preisbildung	je Vorgang neu, abhängig von Marktlage und Dringlichkeit	feste Einheitspreise für die Laufzeit, kalkuliert auf die gebündelte Menge
Vergabeaufwand	je Standort beziehungsweise je Vorgang erneut	einmal für die Laufzeit – höchstens vier Jahre nach § 21 VgV
Mengengerüst	Einzelfallbetrachtung	Schätz- und Höchstmenge je Position, so genau wie möglich ermittelt
Jahre mit geringem Befall	keine Bindung – aber auch kein Zugriff auf Kapazität	Restkapazität kann für Baumpflegeleistungen genutzt werden
Priorisierung sensibler Flächen	je Auftrag neu zu klären	im Vertrag festgelegt: Schulen, Kitas, Sport- und Daseinsvorsorgeeinrichtungen zuerst
Dokumentation	je Auftrag zu vereinbaren	als Position geführt, je Standort mit Fotos und Bericht

So funktioniert der Abruf

Der Abruf ist der eigentliche Kern der Konstruktion: Fünf Schritte, kein Vergabevorgang, keine neue Preisverhandlung.

1
Standorte per E-Mail bekannt geben
Bauhof oder Fachamt melden die Standorte an die benannte Adresse – mit Baumnummer oder Lagebeschreibung, geschätzter Höhenklasse, Anzahl der Nester und Hinweisen zum Zugang. Eine Liste je Abruf genügt, Einzelmeldungen sind nicht nötig.
2
Abnahme im 48-Stunden-Fenster
In Rahmenverträgen öffentlicher Auftraggeber ist eine Abnahme der Nester innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntgabe der Standorte üblich. Auf dieser Grundlage arbeiten wir; verbindlich wird sie mit der Vereinbarung im Vertrag.
3
Sichern, absaugen, entsorgen
Wir sperren den Gefahrenbereich ab, saugen Nester und Raupen mit Vollschutz ab und führen das Sauggut in dichten, fest verschlossenen Beuteln der Verbrennung zu – nicht über Rest- oder Biotonne.
4
Dokumentation je Standort
Fotos vor und nach der Maßnahme sowie ein Bericht je Standort. Das ist die Grundlage für die Freigabe der Fläche, für Ihre Gefährdungsbeurteilung und für die Akte.
5
Abrechnung nach den vereinbarten Einheitspreisen
Aufmaß je Baum nach Höhenklasse und Zugangsverfahren, Nebenpositionen wie im Vertrag vereinbart. Keine Preisdiskussion im Einzelfall – das ist der Sinn fester Einheitspreise.

In Rahmenverträgen öffentlicher Auftraggeber ist eine Abnahme der Nester innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntgabe der Standorte per E-Mail üblich.

Quelle: Kommunalbetrieb Krefeld AöR, Rahmenvertrag EPS-Bekämpfung, TED 435776-2023

Wie die Einheitspreise aufgebaut sind und welche Nebenpositionen getrennt geführt werden, steht unter Kosten und Abrechnung.

Rechtsrahmen: § 21 VgV und das Mengengerüst

Eine Rahmenvereinbarung ist kein formloser Dauerauftrag. Zwei Punkte entscheiden darüber, ob sie hält: die Laufzeit und die Mengenangabe.

Laufzeit höchstens vier Jahre. § 21 der Vergabeverordnung begrenzt die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung auf vier Jahre; längere Laufzeiten bleiben begründeten Sonderfällen vorbehalten.
Volumen so genau wie möglich ermitteln. Das in Aussicht genommene Volumen ist zu ermitteln und bekannt zu geben. In der Vergabepraxis wird daraus die Angabe von Höchstmengen abgeleitet – Rahmenvereinbarungen ohne Höchstmenge gelten als angreifbar.
Schätzmenge und Höchstmenge je Position. Die Schätzmenge ist die Kalkulationsgrundlage der Bieter, die Höchstmenge die Obergrenze der Abrufe. Beides gehört in jede Position des Leistungsverzeichnisses.
Belegte Praxis: Grundlaufzeit mit Optionen. In einem dokumentierten EPS-Rahmenvertrag eines Kommunalbetriebs war eine zweimalige Option auf je ein weiteres Jahr vorgesehen, die Positionen waren mit Schätz- und Höchstmenge ausgewiesen.

Was das für Ihre Unterlagen bedeutet

Bilden Sie das Mengengerüst aus den Ist-Zahlen der letzten Saison: behandelte Bäume je Höhenklasse, Anzahl der Abrufe, Anteil der Kronennester. Setzen Sie die Höchstmenge mit Reserve über der Schätzmenge an – ein Befallsjahr über dem Durchschnitt darf die Vereinbarung nicht ausschöpfen, sonst stehen Sie mitten in der Saison ohne Vertrag da.

Das eigentliche Argument ist Kapazität, nicht Preis

In der Hauptsaison wollen alle gleichzeitig beauftragen. Dass die Verfügbarkeit von Fachunternehmen der Engpass ist, ist inzwischen gerichtlich festgestellt – und damit auch, dass Behörden priorisieren dürfen.

Weil nur eine eingeschränkte Verfügbarkeit von Fachunternehmen besteht, dürfen Behörden bei der Zuteilung der Ressourcen Prioritäten setzen – vorrangig für Schulen, Kindertagesstätten, Sporteinrichtungen und weitere Einrichtungen der Daseinsvorsorge.

Quelle: Verwaltungsgericht Berlin, Beschluss vom 21.07.2026, VG 1 L 239/26 (Bericht LTO)

Für Ihre Planung heißt das zweierlei. Erstens: Eine Reihenfolge – erst Kitas, Schulen, Sport- und Daseinsvorsorgeeinrichtungen, dann die übrigen Flächen – ist keine Willkür, sondern eine tragfähige Verwaltungsentscheidung. Zweitens: Priorisieren können Sie nur, was Sie auch beauftragen können. Kapazität zu sichern heißt in der Praxis, einen Rahmenvertrag zu haben, bevor die erste Meldung eingeht.

Sinnvoll ist deshalb, die Reihenfolge im Vertrag selbst festzuschreiben statt sie in jedem Abruf neu zu verhandeln. Wie sensible Flächen behandelt werden, steht unter Spielplätze, Kitas und Schulen.

Was wir in einem Rahmenvertrag zusichern können

Bewusst knapp gehalten: Hier steht nur, was wir vertraglich halten können.

Benannte Ansprechpartner. Eine Adresse für den Abruf, feste Personen für Rückfragen und Abstimmung mit der Bauleitung.
Feste Einheitspreise für die Laufzeit. Gestaffelt nach Höhenklasse und Zugangsverfahren, mit getrennten Nebenpositionen – keine Preisdiskussion im Einzelfall.
Abruf per E-Mail. Standortliste genügt, kein Formularweg. Wir arbeiten auf Basis der üblichen 48-Stunden-Abnahme; verbindlich wird sie mit der Vereinbarung im Vertrag.
Dokumentation je Standort. Fotos vor und nach der Maßnahme sowie Bericht je Standort, auf Wunsch mit Entsorgungsnachweis.
Bündelung mit Baumpflegeleistungen. In Jahren mit schwachem Befall lässt sich die vereinbarte Kapazität für Baumpflege nutzen – das ist der Vorteil eines Baumpflegebetriebs gegenüber einem reinen Saisonanbieter.
Nachweise für die Vergabeakte. Sachkundenachweis Pflanzenschutz sowie Seilklettertechnik SKT-A und SKT-B – weitere in Ausschreibungen übliche Unterlagen stellen wir auf Anfrage zusammen.

Was wir nicht zusichern

Keine Reaktionszeitgarantie in Stunden außerhalb eines Vertrags und keine vollständige Befallsfreiheit: Auch nach sorgfältiger Absaugung bleibt eine Restbelastung im Umfeld, weil Brennhaare bereits vorher verdriftet wurden. Was wir zusichern, ist fachgerechte Ausführung, sichere Entsorgung und ein belastbarer Nachweis.

Interkommunale Sammelvergabe als Option

Für kleinere Gemeinden ist der eigene Rahmenvertrag oft zu klein, um Kapazität wirklich zu binden. Mehrere Gemeinden – oder ein Landkreis mit seinen Gemeinden – können den Bedarf bündeln und einmal ausschreiben. Aus Sicht der Bieterseite entsteht daraus eine planbare Menge über die Saison, und je größer und planbarer die Menge ist, desto günstiger lassen sich Einheitspreise kalkulieren: Anfahrten, Baustelleneinrichtung und Verkehrssicherung verteilen sich auf mehr Bäume je Tag.

Was dafür zu klären ist

Wer führt das Verfahren – federführende Kommune, Landkreis oder Zweckverband?
Wie werden Mengen je Beteiligtem geschätzt, abgerufen und abgerechnet?
Welche Reihenfolge gilt bei gleichzeitigem Bedarf mehrerer Beteiligter?
Wie werden Höchstmengen je Beteiligtem und für die Vereinbarung insgesamt festgelegt?

Die rechtliche Konstruktion klärt Ihr Haus beziehungsweise Ihre Vergabestelle. Die Leistungsseite – Positionen, Einheitspreise, Mengengerüst, Abrufregelung – liefern wir als Grundlage, ohne dass Sie sie neu erfinden müssen.

Passend dazu

Quellen

Rechts- und Fachstand: August 2026. Die Angaben auf dieser Seite dienen der fachlichen Orientierung und sind keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung Ihres Einzelfalls sind die zuständigen Behörden beziehungsweise eine rechtliche Prüfung maßgeblich.

Rahmenvertrag für die kommende Saison vorbereiten

Sagen Sie uns, wie groß Ihr Eichenbestand ist, welche Standorte als sensibel gelten und mit welchen Mengen Sie rechnen. Sie erhalten Einheitspreise, eine LV-fähige Positionsliste mit Schätz- und Höchstmengen sowie einen Vorschlag für die Abrufregelung.

Positionsliste mit Schätz- und Höchstmenge
Feste Einheitspreise für die Laufzeit
Abrufregelung auf Basis der 48-Stunden-Abnahme
Bündelung mit Baumpflegeleistungen möglich

Anfrage ohne Vor-Ort-Termin

Beschreiben Sie Standort, Anzahl der Eichen und Dringlichkeit. Sie erhalten eine Einschätzung und ein Angebot mit Einheitspreisen, das Sie direkt in Ihre Unterlagen übernehmen können.

Rahmenvertrag anfragen

Oder per E-Mail an info@mathes-baumservice.de